L’importance du cahier des charges dans un projet

Par | 3 juillet 2016

Bonjour à tous.

Aujourd’hui nous allons vous parler sans doute d’une des phase les plus importante d’un projet mais qui est malheureusement trop souvent négligée dans les projets amateurs. Attention, toutes remarques et conseils donnés dans cet article sont surtout valables dans le milieu amateur, ils sont surtout le fruit de mon expérience personnelle.

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Le cahier des  charges de la V3

Le cahier des charges – définition –

Le cahier des charges est un document qui doit être respecté lors de la réalisation du projet. Il permet de regrouper et de formaliser l’ensemble des besoins du projet et de les expliquer clairement pour que tous les acteurs puissent correctement les comprendre et les réaliser.

L’importance dans le milieu amateur

Après cette définition bien pompeuse du cahier des charges, il faut savoir que dans le milieu amateur, avoir un cahier des charges clair, bien défini et structuré est déjà un point positif dans la réussite du projet.

  • Il permet aux membres et futurs membres de l’équipe de se donner une idée des tâches à réaliser.
  • Il permet d’avoir une vision plus globale du projet sur du moyen/long terme, et donc de se projeter dans le projet
  • Il permet de savoir que le chef de projet est un minimum sérieux et que son projet est déjà un minimum correctement réfléchi

Comment écrire le cahier des charges ?

1er cas, vous êtes seul sur le projet

Enfin ça y est j’ai la super idée du siècle, celle qui me trotte dans la tête depuis des mois, je l’ai enfin attrapée et elle me parait claire, je fais rapidement le cahier des charges le plus détaillé possible….

Enfin ça y est, j’ai la super idée du siècle, celle qui me trotte dans la tête depuis des mois, je l’ai enfin attrapée, elle me parait si claire que nul besoin de cahier des charges – tout est dans ma tête -, je me lance directement dans le développement…

Dans les 2 cas, votre raisonnement est faux et vous allez rapidement vous heurter à un sacré mur. Soit parce que finalement rien n’est clair, soit parce que tout votre projet s’effondre comme un château de carte.

« Hop hop là, t’es en train de nous dire depuis le début que l’écriture d’un cahier des charges c’est super important et au moment de l’écrire tu nous dit qu’il ne faut pas le faire…. c’est quoi le problème ??? »

Effectivement cela peut paraître paradoxal mais il est important de ne pas se lancer tête baissée directement dans l’écriture du cahier des charges, globalement il est toujours important de prendre du recul sur ce que vous voulez faire.

De mon point de vue personnel, il m’est impossible d’écrire directement un cahier des charges, et même si mes idées me paraissent claire dans ma tête parce que…. ce n’est jamais le cas. Je pratique toujours de la façon suivante :

  • Je liste toutes les idées que j’ai de façon brouillonne, le but ici est de les sortir de ma tête et de les coucher sur papier
  • Une fois les idées listées, je les développe. le but ici est d’étirer au maximum les idées pour en connaître les limites, cela me permet de savoir si elles sont toujours bonnes ou si en fait elles ne correspondent pas à ce que je souhaite.
  • J’ai maintenant un bon document. Certes encore brouillon, mais j’ai déjà une bonne idée du projet dans sa globalité, maintenant je me lance dans le grand ménage. Le but est maintenant de définir ce qui est facilement réalisable, ce qui est moyennement réalisable, difficilement réalisable et l’impossible. Vous l’aurez compris, on est en train de définir de plus en plus finement le projet ce qui va grandement nous aider pour la suite.
  • Au final, j’avais listé « 22 supers idées de la mort qui tuent », seulement 5 ont survécu mais j’ai déjà de quoi faire pour un moment.

A partir de ce moment là, tout devient plus simple et l’écriture du cahier des charges se fait de façon naturelle sans le syndrome tant redouté de l’écrivain : la page blanche.

De part ma formation purement technique, il peut arriver que j’ai « besoin d’écrire du code » pour formaliser mes idées. Si c’est votre cas aussi alors n’hésitez pas à le faire mais à très petite dose. Il est important de savoir s’arrêter une fois que les idées sont claires pour reprendre l’écriture.

Comptez plusieurs semaines pour l’écriture d’un cahier des charges complet et compréhensif. C’est toujours la partie la plus bâclée dans un projet parce que souvent jugée inutile et perte de temps. Mais il faut savoir que le cahier des charges c’est la ligne de vie de votre projet. Meilleur il sera, et meilleures seront vos chances de réussir votre projet.

  • 2ème cas, J’ai déjà formé ma team , je n’ai rien mais je veux faire le cahier des charges avec eux

Déjà pour être honnête, c’est mal barré 😉 Le cahier des charges est le plus souvent un travail solitaire… parce que personne ne peut être dans votre tête ni à votre place. On n’est jamais mieux servi que par soi-même. Mais rassurez-vous, rien n’est perdu.

Toute la partie préparation des idées peut être faite à plusieurs mais il faut tout de même respecter certaines règles qui sont :

  • Utiliser un document collaboratif ou tout le monde peut travailler dessus en même temps.
  • Vous êtes l’initiateur du projet c’est donc à vous de guider les autres. Si vous vous reposer sur les autres, votre projet est déjà mort d’avance.
  • C’est à vous de trancher sur les idées à retenir ou non. Etre l’initiateur du projet c’est aussi prendre le rôle de dirigeant et de prendre les décisions quand il le faut (bonnes ou pas).
  • Enfin c’est quand même à vous d’écrire le cahier le charge à la fin, trop facile sinon 😉

Enfin il existe un risque lorsque l’on met la charrue avant les bœufs, que va faire votre team en attendant que vous écriviez votre cahier des charges ? Comme expliqué plus haut, cela peut prendre beaucoup de temps.

  • Si vous tardez trop, votre team va ce désagréger progressivement et votre projet va mourir à petit feu;
  • Si vous allez trop vite, la rédaction du cahier des charges risque d’être bâclée, mais les effets ne se feront sentir que dans plusieurs mois, quand vous aurez bâti un beau château de carte et placé la carte de trop.

Trouver le juste équilibre n’est pas simple, c’est à vous de marquer le rythme en fonction de votre team.

La structure de votre cahier des charges

J’ai ma liste d’idées, je suis prêt à me lancer dans l’écriture du cahier des charges mais comment le structurer ?

Il n’y a pas de formule magique, c’est à vous de le structurer comme il vous semble le mieux. Le but est que votre document soit compréhensible et suffisamment détaillé pour que tout le monde s’y retrouve.

Pour vous aider, voici comment j’ai structuré le cahier des charges du projet conquetedelouest.com :

  1. Présentation globale du projet
  2. Présentation plus détaillée des divers éléments du projets (sans rentrer dans la technique)
    • Définition des membres, avatars, cartes etc….
  3. Définition des outils techniques utilisés (frameworks, version langages etc..)
  4. Définition des normes de développement
  5. Définition de la charte graphique, design etc… (En principe c’est un document à part, mais nous sommes dans un projet amateur donc on ne se formalise pas trop dessus)
  6. Définition de chaque éléments du projet d’un point de vue purement technique
    • Définition du modèle BDD
    • Règles de gestions
    • Exemple d’écrans
    • etc….

Au final, ne vous étonnez pas si votre document faire 50, 60 voire 100 pages, c’est normal. Attention tout de même, ne partez pas dans la surenchère ! Le but n’est pas de concurrencer le dictionnaire Larousse sur le nombre de page 😉

Mon cahier des charges est t-il bon ?

Voici une grande question, à laquelle je ne pourrais répondre facilement. Un premier indice c’est déjà de le faire lire par votre équipe. Si vous n’avez pas de remarque du style « mais de quoi tu parles ??? » ou bien encore « J’ai rien compris » c’est que déjà, c’est pas mal.

Après n’hésitez pas à le faire lire par quelqu’un de complètement extérieure au projet, si la personne comprend votre projet alors bingo c’est gagné, vous avez un bon cahier des charges. – ouf –

Un document figé dans le marbre ???

En conclusion, votre cahier des charges n’est pas un document qui une fois finit devient instantanément figé dans le marbre. Tout comme votre projet, celui-ci va évoluer au fur et à mesure que le temps passe. N’hésitez pas à le compléter régulièrement et à rajouter des oublis.

Bon courage pour l’écriture de votre cahier des charges et à très bientôt sur conquetedelouest.com

 

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